Keskustelin tänään yhden potentiaalisen asiakkaan kanssa yhteistyökuvioista ja Excel-pohjaisten ratkaisujen eduista ja puutteista. Yksinkertaistettuna voi todeta, että suurimmat edut Excel-pohjaisissa työkaluissa ovat usein hinta ja muokattavuus. Joissain tapauksissa voi olla jopa niin, että kuukausimaksuttoman Excel-työkalun hankintahinta on samaa suuruusluokkaa kuin vähän ammattimaisemman työkalun kuukauden lisenssimaksut. Eli käytännössä Excel-työkalu maksaa itsensä takaisin hetkessä ja tämän jälkeen käyttö on ns. ilmaista, mikäli mahdollisia tehokkuustappioita ei huomioida.
Ja vastaavasti Excel-pohjaisten työkalujen puutteet liittyvät usein juuri integraatioon sekä selain- ja mobiilipohjaisten ratkaisujen puutteeseen. Olen tehnyt myös varastonhallintatyökalun, jossa useampi käyttäjä pystyy muokkaamaan ”palvelimen” tietoja samanaikaisesti, mutta useimmat ratkaisut on kuitenkin tarkoitettu yhdelle käyttäjälle kerrallaan. Eli kalliimmalla hinnalla ja/tai kuukausimaksulla saa usein palvelun, joka toimii sujuvasti eri alustoilla ja joka kerää tiedot automaattisesti eri järjestelmistä.
Asiakkaan kanssa käydyn keskustelun jälkeen havahduinkin ideoimasta tätä blogikirjoitusta, kun aloin miettiä kiinteiden kustannusten merkitystä nykyisenkaltaisessa kriisitilanteessa. Tällä hetkellähän moni yritys on vaikeuksissa tai joutumassa vaikeuksiin yhtäkkisen myynnin pysähtymisen takia. Myynnin määrästä riippumattomat vuokrat, palkat, lainanlyhennykset ja muut kiinteät menot pysyvät ennallaan, mikä aiheuttaa monelle kannattavallekin yritykselle kassakriisin tai tarpeen muille järjestelyille (lomautukset, lyhennysvapaat, …).
Kriisitilanteisiin varautuminen Yrityksen kannalta yksi parhaista tavoista varautua kysyntäongelmiin on riittävät kassavarat, jotka turvaavat toiminnan jatkuvuuden tulopuolen tilapäisissä häiriöissä. Tässä yhtälössä on kaksi oleellista muuttujaa: kassan suuruus sekä kuukausittaiset kiinteät kulut. Mitä suuremmat kiinteät kulut, sitä suurempi on myös kassan oltava, mikäli haluaa välttää ongelmat. Eli vieraalla pääomalla tai kuukausimaksulla hankittavat palvelut vaativat kassaan vaikkapa kuuden kuukauden maksujen verran ylimääräistä rahaa, mikäli haluaa suojautua maksuvaikeuksilta kriisitilanteessa.
Kassavarojen kerryttäminen on tietenkin helpommin sanottu kuin tehty, sillä yritystoiminta on jatkuvaa tasapainoilua tulojen, menojen ja investointien kanssa. Mikäli ylimääräisiä varoja liiketoiminnasta kertyy, ne helposti kuluvat pakollisiin tai puolipakollisiin investointeihin. Koska liiketoiminta usein on epävarmaa ja epäsäännöllistä, varmuusvaran kerryttäminen on samanaikaisesti sekä vaikeaa että lähes välttämätöntä. Kuukausittaisten kiinteiden kulujen pienentäminen saattaa olla helpompaa kuin kassan kasvattaminen, mikäli on valmis opettelemaan uusia toimintatapoja.
Monissa firmoissa tullaan varmasti miettimään, varataanko jokaiselle työntekijälle jatkossakin oma työpiste vai pidetäänkö kuukausittaiset kulut pienempinä suosimalla etätöitä ja vähentämällä toimistotilojen määrää. Yhtä lailla voi olla hyödyllistä pohtia, pystyykö jonkun kalliin hankinnan korvaamaan esimerkiksi omia toimintatapojaan muuttamalla. Vaikka kallis hankinta olisikin pääoman tuoton kannalta parempi, voi halvempi vaihtoehto olla muuttuvien tilanteiden ja riskienhallinnan kannalta parempi.
Ostakaa, ostakaa Jos oma taloudellinen tilanteesi on tällä hetkellä turvattu, nyt on hyvä aika tehdä ostoksia. Ainakaan nykyisen kriisitilanteen takia ei kannata siirtää pikkuhankintoja eteenpäin, sillä se aiheuttaa monelle putiikille isoja ongelmia. Omalla kohdallani lenkkarit ja vapaa-ajan kengät menisivät joka tapauksessa vaihtoon, joten mieluiten ostan ne nyt, kun monella liikkeellä on asiakkaista pulaa. Toki kiusaus olisi vähän vielä odotella ja katsoa tilanteen kehittymistä, mutta koko yhteiskunnan tasolla tämä aiheuttaisi valtavat vahingot. Mielikuvitustaan voi virkistää esimerkiksi tutustumalla 90-luvun laman seurauksiin.